Opleiding: je verplichtingen als werkgever

Om ervoor te zorgen dat elke werknemer toegang heeft tot opleiding, werd er vanaf 2023 een individueel opleidingsrecht ingevoerd voor werknemers van organisaties met minstens 10 werknemers (berekend in vte op basis van de gemiddelde tewerkstelling van de referteperiode, zijnde het vierde kwartaal van het voorlaatste jaar + de eerste drie kwartalen van het jaar voorafgaand aan de tweejaarlijkse periode, die voor de eerste keer start op 1/01/2022).

Over hoeveel opleidingsdagen gaat het?

Het aantal opleidingsdagen hangt af van het aantal werknemers in je organisatie:

• In organisaties met minstens 20 werknemers (in vte) heeft elke voltijdse werknemer vanaf 2024 een individueel opleidingsrecht van gemiddeld 5 dagen per jaar.
  
  
• In organisaties met minstens 10 maar minder dan 20 werknemers (in vte) wordt het individueel opleidingsrecht herleid tot gemiddeld 1 dag per jaar.
  

Organisaties met minder dan 10 werknemers (in vte) zijn uitgesloten van deze regeling. Deze organisaties kunnen echter wel beslissen om op vrijwillige basis opleidingsdagen toe te kennen aan hun werknemers.

Voor werknemers die deeltijds werken of die in de loop van het jaar in of uit dienst gaan, ken je het individueel opleidingsrecht pro rata toe.

Hoe wordt dit opleidingsrecht ingevoerd?

De wet bepaalt dat het opleidingsrecht zowel op sectoraal als op organisatieniveau kan worden ingevoerd:

• Sectoraal
  
  Sectoren kunnen dit invoeren via een sectorale cao waarin wordt voorzien in minstens 4 opleidingsdagen per jaar voor 2023 en minstens 5 opleidingsdagen vanaf 2024. Een sectorale cao kan het aantal opleidingsdagen per jaar ook wijzigen, maar het aantal mag nooit lager zijn dan 2.
  
  In onze sector werd beslist om hierover geen sectorale cao af te sluiten.
  
  

• Organisatieniveau: individuele opleidingsrekening/FLA
  
  Vanaf 1 april 2024 worden de wettelijke bepalingen betreffende de individuele opleidingsrekening integraal vervangen door de Federal Learning Account (FLA) (zie hieronder).
  
  Je moet vanaf die datum dus geen individuele opleidingsrekening meer opstellen.

Wanneer kan de werknemer opleiding volgen?

Dat kan zowel binnen de gewone werktijden als erbuiten. In dat laatste geval geven deze uren recht op betaling van het normale loon, zonder dat dit aanleiding kan geven tot de betaling van een eventueel overloon.

Wat gebeurt er met niet-opgebruikte opleidingsdagen?

Het saldo van niet-opgebruikte opleidingsdagen op het einde van het jaar wordt overgedragen naar het volgende jaar, en wordt daar toegevoegd aan het opleidingskrediet van de werknemer in dat jaar.

Op het einde van elke periode van 5 jaar, die ten vroegste kan beginnen op 1 januari 2024, moet een voltijdse werknemer gemiddeld minimum 5 opleidingsdagen per jaar opgenomen kunnen hebben.

Het saldo van het opleidingskrediet wordt aan het einde van deze periode van 5 jaar opnieuw op nul gezet.

Wat als de werknemer uit dienst gaat?

• Bij een ontslag om dringende reden of wanneer de werknemer zelf ontslag neemt, heeft de werknemer niet het recht om het resterende opleidingskrediet op te nemen (tenzij je hier akkoord mee gaat).
• Bij een ontslag door de werkgever heeft de werknemer het recht om het resterende opleidingskrediet nog op te nemen. De wet voegt hier wel aan toe dat dit in onderling akkoord gebeurt. Dat is logisch, want tijdens de opzeggingstermijn loopt de arbeidsovereenkomst door en blijven de normale afspraken gelden.
  
  

Vanaf 1 april 2024 zullen alle werkgevers (dus ongeacht het aantal werknemers in de organisatie) de door hun werknemers gevolgde opleidingen in de FLA moeten opnemen en registreren.

Werkgevers met minstens 20 werknemers* moeten jaarlijks, voor 31 maart, een opleidingsplan opstellen.

* De wet bepaalt niet hoe deze drempel berekend moet worden. Bij een letterlijke lezing van de wet gaat het over een berekening in koppen. De FOD WASO neemt hierover een eigen standpunt in en bepaalt dat dezelfde berekeningswijze als bij het individueel opleidingsrecht (zie hierboven) moet toegepast worden.

Wat moet er in zo'n opleidingsplan staan?

Het opleidingsplan is een document (op papier of elektronisch) waarin je alle opleidingen en de doelgroep van werknemers waarvoor ze bestemd zijn, oplijst.

Het plan bevat:

• een overzicht van de formele en informele opleidingen in de organisatie en een uitleg hoe deze bijdragen aan de investering in opleiding;
• bijzondere aandacht voor risicogroepen;
• aandacht voor de genderdimensie;
• aandacht voor knelpuntberoepen;
• de wijze waarop de evaluatie met de werknemers zal gebeuren.

Zo moeten deze maatregelen ervoor zorgen dat elke werknemer kans op opleiding krijgt. Het plan moet leiden tot een versterking van de competenties van alle werknemers via een doordacht beleid rond opleiding.

Wat is de procedure?

Het plan moet elk jaar op 31 maart opgesteld zijn.

Voorafgaand moet er intern sociaal overleg plaatsvinden. Minstens 15 dagen voor deze vergadering plaatsvindt, leg je het plan voor aan de ondernemingsraad, of bij gebrek hieraan, aan de vakbondsafvaardiging. Deze organen geven hun advies uiterlijk op 15 maart.

Is er geen ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, dan leg je het opleidingsplan voor aan de werknemers, ook ten laatste op 15 maart.

Binnen de maand na inwerkingtreding van het plan moet de werkgever een afschrift bezorgen aan een nog bij KB te bepalen ambtenaar. Voorlopig is er nog geen ambtenaar die hiervoor werd aangeduid. In afwachting hiervan, bewaar je het opleidingsplan zelf binnen de organisatie.

Modeldocument

Op de website van VIVO vind je een sjabloon dat je kan gebruiken voor je opleidingsplan.

Organisaties met minstens 20 werknemers (in vte) moeten een sociale balans bij hun jaarrekening voegen.

De globale vormingsinspanningen worden gemeten op basis van het technisch verslag van de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven. Dat gebeurt op basis van de sociale balans van de balanscentrale.

Die sociale balans bevat tewerkstellingsgegevens, zoals het aantal werknemers en het aantal in- en uitdiensttredingen. De sociale balans bevat ook een uitgebreid opleidingsluik. Niet alleen de formele opleidingen (georganiseerd in een opleidingslokaal, intern of extern) moeten vermeld worden, maar ook de informele opleidingen (die betrekking hebben op het werk/de functie zelf) en de 'initiële' beroepsopleidingen (bv. in het stelsel van alternerend werken en leren).

Hieronder vind je ons instrument om je opleidingen te registreren. Via deze tool kun je later de juiste gegevens gemakkelijk overnemen op de sociale balans.

Meer lezen over je vormingsverplichtingen?

• Wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen, Staatsblad 10 november 2022
• Wet van 20 oktober 2023 betreffende de oprichting en het beheer van de "Federal Learning Account", Staatsblad 1 december 2023